למעטים שבכם שעדיין לא נתקלו במושג MICE נקדים ונסביר כי הוא מייצג את ראשי תיבות של Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions, דהיינו פגישות, תמריצים, כנסים ותערוכות. בהקשר של עולם המלונאות מתאים יותר להשתמש במונח "אירועים ופגישות" מאשר "תערוכות", אולם כך או כך ה-MICE מהווה כיום את אחד מאפיקי ההכנסה הרווחיים והנפוצים של מלונות בארץ ובעולם, ויחד עם זאת מציב גם לא מעט אתגרים וחסמים בכל הנוגע למנוע ההזמנות של אירועים וחללי עבודה.
לפי דו"ח של Research and Markets, בשנת 2022, שווי השוק העולמי של ה-MICE עמד על 876.42 מיליארד דולר. אותו מחקר אף צפה כי שוק ה-MICE ירשום קצב צמיחה שנתית ממוצע (CAGR) של כ-7.5% מ-2023 עד 2030, ויגיע לשווי כולל של 1,563.29 מיליארד דולר.
אולם, בעוד השוק גדל באופן משמעותי ומסב תועלת רבה לתעשיית האירוח, הוא מציב גם לא מעט אתגרים וחסמים שלעיתים פוגעים בפוטנציאל המכירות של השירותים הנלווים החשובים הללו עבור מלונות.
מהם האתגרים העיקריים בהזמנות חללי עבודה ואירועים?
הגבלות נסיעות ומפגשים המשפיעות על אירועי MICE: הסגרים והריחוק הגיאוגרפי שאפיינו את תקופת מגיפה הקורונה גרמו לפגיעה כלכלית חמורה כמעט בכל רחבי העולם. מגזר הנסיעות הושפע מהגבלות אלה בצורה משמעותית, לרבות סגירה של עסקים, בין אם זמנית ובין אם קבועה. בנוסף, מכיוון הסגרים והריחוק החברתי שנכפה על כולנו, גרם לביטול גורף או לדחייה ממושכת של פגישות, כנסים ומפגשים עסקיים או חברתיים.
ההגבלות הללו הובילו ליצירת פורמטים חדשים לאירועי MICE, בהם גם פגישות וירטואליות והיברידיות, שהפכו לנורמה בתעשייה וגילמו בתוכן יתרונות משמעותיים, הן למארגנים והן למשתתפים:
- גמישות וחיסכון בזמן: המארגנים יכולים לתזמן פגישות וירטואליות והיברידיות על סמך משאבים, זמן נסיעה והעדפות המשתתפים
- איזון טוב יותר בין עבודה לחיים עצמם: למארגנים ולמשתתפים יש יותר זמן להקדיש לעצמם, ולקשרים המשפחתיים שלהם, ובכך גם לצמצם הוצאות כספיות וזמן יקר על נסיעה לעבודה. יתרון זה גם מפחית את מידת הלחץ בנסיעה תכופה למקום העבודה ברכב פרטי או בתחבורה ציבורית
- פרודוקטיביות וקישוריות מוגברת: על ידי צמצום הזמן המושקע בנסיעות, מחקר וארגון, כל המשתתפים יכולים להתמקד במשימות רווחיות יותר, ובנוסף, הם יכולים לצפות שוב ושוב בפגישה הווירטואלית המוקלטת, לשתף תכנים רלוונטיים ממנה ולשפר את הקשרים עם הקולגות שלהם ועם כל גורם רלוונטי אחר
נוכחות נמוכה: מכיוון שפגישות היברידיות ווירטואליות נעשו פופולאריות יותר ויותר והפכו למעשה לנורמה נפוצה בתעשייה, הרי שאירועי MICE פרונטליים באתר פיזי עלולים לסבול מנוכחות מועטה, ובמקרים מסוימים, אף להימצא בסכנת ביטול.
גידול בעלויות: אינפלציה וגורמים נוספים (כמו, למשל, שערי מטבע) עלולים להוביל לגידול בעלויות של הפקת אירועים ובכך להציב אתגרים חדשים ובלתי צפויים למארגנים. האינפלציה עשויה להשפיע על מגוון תחומים, החל ממחירי הנסיעות ועד לעלות האירוח והלינה, המזון, ואפילו משאבים יקרים, כמו ציוד אורקולי, חשמל, תפעול וכו'.
- האינפלציה עשויה להשפיע גם על דוברי הכנסים, שככל הנראה ידרשו עמלות גבוהות יותר עבור מומחיותם, כמו גם עבור הוצאות נסיעות, לינה ואוכל. על פי לשכת דוברי AAE:
- 53% מהדוברים יעלו את שכר הטרחה ב-2023
- 88% מצפים שמארגן הכנס או האירוע יכסה את עלות המלון, הטיסות וההעברות הקרקעיות שלהם
- חשוב לציין כי לרוב שכר הדוברים הממוצע עומד על 15,551 דולר לאירועים אישיים
עם העלייה במחירי הנסיעות, כל הדוברים הלוקחים חלק באירועי MICE מתמודדים עם אתגר במציאת תחבורה ולינה במחיר סביר ונוח. בנוסף, זמן השהייה בדרכים עשוי גם להפחית את הפרודוקטיביות, בן של המארגנים והן של המשתתפים כאחד.
בשל העלייה בעלויות הלינה ובמחירי הנסיעות והקייטרינג, למארגנים גם קשה יותר להביא דוברים בעלי שם לאירועים שלהם.
מקומות ומלונות המציעים שירותי MICE מתמודדים אך הם עם עלויות מוגברות בשל עליית האינפלציה, ולכן, רבים מהם מעלים את המחירים, דבר שמוביל לעיתים להפחתה בכמות ההזמנות וההכנסות. עם כל האתגרים הללו, למארגנים קשה יותר ויותר לתכנן אירועים ולהצדיק את העלויות הגבוהות שלהם.
חוסר מיומנויות עבור פורמטים חדשים שלMICE : עם התרבות הפגישות הווירטואליות וההיברידיות, יחד עם טכנולוגיות מתפתחות כמו AI, AR, VR וכו', מארגנים עשויים להתקשות במציאת נותני שירותים מיומנים, ואפילו המשתתפים עצמם זקוקים לא פעם לעזרה בהיכרות/ הסתגלות ו/או אימוץ של הטכנולוגיות החדשניות הללו.
מנועי ההזמנה של MICE: גם כאן יש אתגרים...
האינפלציה היא אחד הגורמים שמציבים אתגרים עבור כל השחקנים בתעשיית ה-MICE, כולל שירותים מקוונים ומנועי ההזמנה של אירועים וכנסים שונים. לדוגמה, כאשר מפעילי מקומות מעלים מחירים, מנועי הזמנות עשויים לרשום החזר ROI נמוך יותר ככל שתרד כמות ההמרות של מבקרים באתר וההזמנות שביצעו.
מנועי ההזמנות של MICE מכילים מאגר ידע נרחב של משרדים, חדרי פגישות, אירועים וחדרי ישיבות. בעלי המקומות הללו רושמים את הנכסים שלהם במנועי ההזמנות הרלוונטיים כדי לנצל את החללים הריקים שלהם ואת אלה שאינם נמצאים בשימוש רציף, ובכך למקסם את ההכנסות.
אחד האתגרים העיקריים של מנועי הזמנות ה- MICE הוא התחרות בשוק אל מול סוכנות הנסיעות המקוונות ומפעילים ספציפיים לנישה זו. בנוסף, מנועי הזמנות רבים אינם מציעים כיום אפשרויות הזמנה גמישות במקומות נוחים ובמחירים נוחים.
עם חללי עבודה גמישים ומאובזרים, שהפכו זה מכבר לנורמה, מנועי ההזמנות של MICE חייבים להרחיב את מסדי הנתונים שלהם כדי לפנות לקהלים חדשים, כמו ארגונים ועובדיהם. כאן, האתגר הוא לאפשר למשתמשים לחדד את החיפוש שלהם על סמך היום בשבוע בו ירצו לשכור חלל לעבודה או לאירוע מסוים, מספר השעות הרצוי להם, סוג החדר, מספר המשתתפים, השירותים הנלווים שהם זקוקים להם, צרכי קייטרינג וכו'.
דוגמה למנוע הזמנות המציע מסד נתונים מוצק ואת כל המאפיינים והאפשרויות שספקי המקומות והלקוחות שלהם צריכים, הוא Book a Space, שמצליח לספק את הדרישות הללו עם פלטפורמה היברידית בהתאמה אישית, הכוללת מבחר רחב של חללי עבודה, אולמות מפגש וחיבורים שונים.
Book a Space מחברת למעשה בין בעלי נכסים מתאימים לבין אנשים או חברות המחפשים חללי עבודה, משרדים, אולמות כנסים, חדרי ישיבות וכו', כשאלו נמצאים לרוב במשרדים פרטיים או בבתי מלון. המשתמשים ב-Book a Space יכולים לחדד את החיפוש שלהם לפי מיקום גיאוגרפי, תאריך, שעה, מספר משתתפים וסוג הפעילות (לדוגמה, בראנץ' עסקי, סיעור מוחות, ישיבת דירקטוריון, קבלת פנים עסקית, סדנאות, סמינרים, פגישת צוות, תערוכה, כנס, שירותי משרד יומי, ועוד). מנוע החיפוש מעדכן בקביעות את מסד הנתונים, האלגוריתמים ופרמטרי החיפוש שלו ובכך מספק מענה מלא ומקיף לציפיות הלקוחות, לדרישות שלהם ולמגמות המתפתחות.
במאמר זה ראינו כי מגמות מתפתחות בתעשיית ה-MICE יכולות להוות אתגר עבור מנועי הזמנות ללא פלטפורמה גמישה וניתנת להרחבה, שבה ספקי מקומות יכולים לרשום את כל השירותים הנלווים והרלוונטיים הניתנים במרחבים שלהם והמשתמשים יכולים להתאים את החיפושים שלהם בהתאם לצרכים המדויקים שלהם: מיקום נוח, מסגרת זמן גמישה, סוג האירוע ופיצ'רים שונים נוספים.
חשוב לזכור שאי-טיפול באתגרים הניצבים בפני מנוע הזמנות של חללי עבודה ואירועים, עלול לגרום להפחתת מעורבות המשתמשים, שביעות רצון הלקוחות, ובסופו של דבר גם לירידה בהחזר ה-ROI.